Jeśli jesteś freelancerem i kontaktujesz się z klientami bezpośrednio to wiesz z pewnością jakich niespodzianek można się spodziewać. Są one często powodem załamań nerwowych i utraty owłosienia na głowie szczególnie w częściach bocznych czaszki i na czubku. Co zatem zrobić by tak nie było? Jak uczynić współpracę z klientem łatwiejszą i przyjemniejszą? Postaram się wskazać kilka dróg, które mogą pomóc w kontaktach z naszymi chlebodawcami. Nie jest to z pewnością wiedza, której większość z was by nie znała, ale mam nadzieję, że komuś te wskazówki się przydadzą. Podzieliłem tworzenie projektu na 5 etapów, w których starałem się zawrzeć odnoszące się do każdego z nich rady.

1. Pierwszy kontakt

Wiadomo, że dobrą współpracę można podjąć tylko ze zdecydowanym i uczciwym klientem, dlatego musimy być uważni by nie dać się nabrać.

Pierwszy kontakt jest najważniejszy, więc zwróćmy uwagę na to w jaki sposób potencjalny klient z nami się kontaktuje, jakiego używa języka i jakiego środka komunikacji. Naprawdę bardzo duża część osób pisząca na pospolitym gg nie podchodzi do sprawy poważnie i okazuje się, że rezygnują tuż po usłyszeniu ceny, albo wkrótce potem. Zwłaszcza wtedy gdy jest to język kolokwialny, a osoba nie przedstawia się i nie mówi nam nic o sobie możemy mieć pewność, że takiej współpracy nie warto podejmować. Również wtedy gdy ktoś oferuje wymianę usług, czyli projekt strony za np. reklamę czy jakieś udziały w ewentualnych zyskach. Serio bardzo rzadko opłaca się wchodzić w takie układy, a już tym bardziej gdy ktoś załatwia takie sprawy przez gadu-gadu.

Inne wrażenie możemy mieć gdy ktoś dzwoni do nas osobiście na telefon komórkowy, bądź Skype, lub wysyła po prostu maila. Ważne jest gdy osoba ta ujawnia swoją tożsamość, dlaczego? To chyba oczywiste, że ktoś kto chciałby nas w jakiś sposób oszukać nie mówiłby nam kim jest. Rzecz jasna może nas usiłować wprowadzić w błąd, ale teraz gdy mamy tak wiele różnego rodzaju serwisów społecznościowych, facebook, linkedin, profeo, goldenline, blip, flaker czy choćby nasza-klasa bardzo łatwo jest sprawdzić kim jest dana osoba. Ludzie związani w jakiś sposób z internetem zwykle mają na którymś z nich profil. Ja bynajmniej często tak robię, że sprawdzam tam osoby, które do mnie się zgłaszają czy są w rzeczywistości tymi, za które się podają. Więc jak widać nie tylko firmy sprawdzają w ten sposób swoich pracowników, ale pracownicy pracodawców także.  Również łatwo jest sprawdzić w katalogu firm istnienie jakiejś kwiaciarni, butiku czy kogokolwiek dla kogo mamy zrobić jakąś stronę.

Takie sprawdzenie wiarygodności klienta daje nam już pewne poczucie bezpieczeństwa co do tego, że osoba nie zrobi z nas w przysłowiowego “konia”, a my nie będziemy nawet wiedzieli względem kogo dochodzić swoich praw.

2. Umowa

Dobra współpraca opiera się na umowie. Wtedy obie strony czują odpowiedzialność za podejmowane decyzje.

O zawieraniu umowy bardzo dużo się pisze w każdym tekście poświęconym temu tematowi. Nie bez przyczyny bo jest to bardzo istotna rzecz. Nie zapominajmy o tym, że umowa nie jest zabezpieczeniem tylko dla nas, ale i dla klienta. Dlatego osoba, która zleca nam wykonanie jakiejś pracy i rzetelnie do tego podchodzi sama powinna nalegać na spisanie umowy, bo to leży także w jej interesie. To, że ktoś nie wyraża takiej chęci nie znaczy od razu, że  chce nas oszukać, ale może powinno to dać nam do myślenia. Duże znaczenie ma tu kwestia płacenia podatków.

Wielu freelancerów wchodzących dopiero do interesu obawia się, że będzie miało jakieś problemy w Urzędzie Skarbowym, że musi zapłacić jakiś podatek i dostanie przez to mniej pieniędzy. W gruncie rzeczy to zleceniodawca płaci podatek pieniędzmi zleceniobiorcy, ale jeśli pracujecie na umowę o dzieło to opłata podatku leży w kwestii zleceniodawcy, czyli waszego klienta. Dlatego też jeśli umawiacie się na wynagrodzenie to warto podawać swoje stawki netto (tyle dostajecie do ręki), kwota brutto, to ta z podatkiem, po odliczeniu, którego dostajecie swoje wynagrodzenie. W przeliczeniu pensji może pomóc wam ten kalkulator płac. Zleceniodawca płaci więc podatek informując was o tym, co  uwzględniacie potem w swoim rozliczeniu rocznym.

Ważną kwestią jest też zaliczka nie podlegająca zwrotowi, nie bójmy się o nią prosić  bo mamy do niej prawo. W razie sytuacji gdyby zleceniodawca zrezygnował z naszych usług nie możemy zostać przecież bez niczego. Poświęciliśmy pewien nakład sił i czasu na wykonanie projektu, który nie zostanie teraz dokończony i za który nie dostaniemy pełnego wynagrodzenia. Nie możemy być w tej sytuacji stratni, bo ten czas mogliśmy poświęcić na wykonanie innego zlecenia. Dlatego pamiętajmy by zapewnić sobie w umowie kwestię ewentualnej zaliczki.

Warto zwrócić uwagę na zabezpieczenie sobie kilku spraw, np. terminowego wypłacenia należnych pieniędzy.  Możemy wpisać do umowy paragraf, który będzie mówił, że zleceniodawca ma 3 dni robocze do przelania na nasze konto pieniędzy po odebraniu zlecenia, a każdy dzień zwłoki usankcjonowany będzie karą w wysokości 1% sumy na jaką opiewa umowa. Również warto uregulować kwestię ewentualnych poprawek i dać klientowi na zebranie ostatecznych zmian w projekcie trzy lub więcej dni po zakończeniu zlecenia. W innym wypadku będą one rozliczane za godzinną stawkę pracy, którą określimy w umowie. W ten sposób zmobilizujemy go do tego by przesłał nam całą listę poprawek jakie mamy zrobić, nie będziemy musieli więc rozbijać się na drobne. Dodatkowo ustrzeżemy się przed niekończącymi się mailami  z żądaniem przesunięcia czegoś w lewo lub prawo, a może jednak z powrotem w lewo bo tak było lepiej. Warto też zastrzec sobie prawo do publikowania wykonanych projektów w portfolio. Musimy jednak pamiętać, że klient też może chcieć w jakiś sposób chronić swoje interesy w umowie, dlatego jej sporządzanie jest nierzadko sztuką szukania konsensusu, a często też zdrowego rozsądku.

3. Wprowadzenie do projektu

Właściwość jest taka, że klient z reguły nie wie czego chce. Dlatego my musimy tą wiedzę z niego wydobyć.

Każdy wyjątek potwierdza regułę. Zdarza się czasami, że klient jest dobrze przygotowany, posiada materiały i wie czego chce, ale jak dobrze wiecie takie sytuacje mają miejsce nadzwyczaj rzadko. Z reguły klienci nie wiedzą czego chcą i my musimy pomóc im dojść do tych istotnych z naszego puntu widzenia informacji. Nie ma bowiem sensu tworzenia projektu strony po omacku. W ten sposób możemy zabrnąć w stos nieskończonych szkiców i projektów próbnych, które nie zostaną zatwierdzone. Wprowadzi to niezdrowe relacje w kontakty z klientem i żadnej ze stron nie przyniesie pożądanych efektów.

Dlatego musimy z klienta wydobyć informacje czy np. ma być to jakiś większy serwis czy po prostu zwykła wizytówka firmy w sieci. Jaki charakter ma mieć strona, jakiego typu działalności będzie ona dotyczyć. Jakie elementy ma zawierać i jaką klient przewiduje funkcjonalności. Jeśli na nasze pytania odpowiada, że nie wie to nie poddawajmy się tylko podsuwajmy mu gotowe odpowiedzi i pytajmy czy tego właśnie chce. Czy chce by na stronie była rejestracja, a więc czy trzeba będzie zaprojektować jakieś formularze rejestracji, logowania itd. Czy ma być newsletter i gdzie go umiejscowić. Pewnie nie raz przeszukujecie internet w poszukiwaniu inspiracji, oglądacie więc tysiące stron i wiecie co każda z nich zawiera, macie więc dużą wiedzę na ten temat i nie raz jest tak, że to właśnie grafik musi przewidywać funkcjonalność strony i uświadamiać ją klientowi, który tej wizji nie posiada.

Kwestia kolorów też jest bardzo ważna. Dużo problemów wynika z późniejszą przebudową serwisu bo klient dał nam wolną rękę, więc zrobiliśmy ciemną stronę, a później okazuje się, że on jednak woli jasne. Dlatego zapytajmy jakie kolory na stronie preferuje. Również zdarza się, że gdy wyślemy mu już gotowy projekt, on mówi, że to jednak nie to czego oczekiwał, że widział taką i taką stronę i on by chciał coś w ten deseń. Zapytajmy zatem zanim przejdziemy do projektowania by powiedział nam jakie strony mu się podobają. Niech prześle nam do nich linki i pokrótce omówi jakie są według niego jej słabe i mocne strony. Co mu się w tych stronach podoba najbardziej, a co raczej by z nich wyrzucił.

Poprośmy o draft strony, by szczegółowo opisał nam każdy z elementów jaki chce by na niej się znajdował, np. pozycje w menu czy układ kolumn w pasku bocznym. Niech przygotuje dla nas prosty szkic choćby w pancie lub wordzie opierający się na tabelach prezentując rozmieszczenie poszczególnych elementów na stronie.  Nie musi być to nic skomplikowanego, już rysunek taki jak poniżej daje nam pewien obraz strony i ułatwia pracę. Jest to oczywiście tym bardziej przydatne im bardziej rozbudowany jest serwis i im bardziej jest on nietypowy. Wtedy graficzne rozlokowanie elementów, którym możemy się kierować znacząco może przyspieszyć i ułatwić tworzenie projektu. Możemy również taki szkic robić samemu podczas rozmowy z klientem i później przedstawić mu go oraz zapytać czy o taki układ mu chodzi, a jeśli nie to poprosić o naniesienie własnych poprawek.

4. Podczas realizacji

Gdy mamy jakieś wątpliwości pytajmy. Konsultujmy progres w tworzeniu projektu z klientem.

Tak samo jak należy pytać przed przystąpieniem do robienia projektu o jego wygląd, funkcjonalność i tak dalej o czym pisałem w punkcie poprzednim, tak samo trzeba dalej w razie jakiś wątpliwości robić to już podczas jego realizacji. Gdy nie jesteśmy czegoś pewni nie bójmy się kierować pytań do klienta, piszmy, dzwońmy by dowiedzieć się tego co jest  nam potrzebne do pracy. Jest to dla jego dobra więc powinien to zrozumieć i nie obrażać się, że zawracamy mu głowę bo chcemy dobrze wykonać robotę, którą nam zlecił.

Konsultujmy też progres przy tworzeniu projektu. Oczywiście bez popadania w skrajności, nie ślijmy jpegów prezentujących zmianę w postaci przesunięcia jednej kreski, ale gdy ukończymy jakiś kluczowy element strony np. nagłówek prześlijmy zrzut ekranu do klienta.  Zapytajmy jak się do tego odnosi, co by zmienił. Często jest tak, że już wtedy dochodzi on do wniosku, że to jednak nie to i trzeba pójść w innym kierunku. Zaoszczędzamy tym samym czas, który zmarnowalibyśmy drążąc temat, który potem zostałby odrzucony.

5. Zakończenie prac

Zlecenie zakończone pełnym sukcesem to takie, po którym obie strony odchodzą zadowolone. Grafik, że zrobił fajnie wyglądający projekt i klient, że dostał to czego chciał.

Rzeczywistość bywa jednak brutalna i nie zawsze udaje się tak ukończyć współpracę. Cel w jakim to robimy jest jasny, mamona czyli pieniądze. Gdy wpadnie kasa jesteśmy względnie zadowoleni. Ale zdarza się często tak, że spod naszych rąk wychodzi projekt, do którego za nic nie chcemy się przyznać i na pewno nie opublikujemy go w portfolio. Dlatego brońmy swoich projektów, naszych koncepcji. Klient nasz pan, bo płaci, ale to nie znaczy, że mamy się z nim w każdej kwestii zgadzać. My wykonujemy projekt z racji tego, że się na tym znamy, jest to naszym zawodem. To tak jakbyśmy narzucali wykonanie pewnych rzeczy ekipie budującej nasz dom według własnego sposobu, nie wiedząc nawet w jakich proporcjach zmieszać wodę z wapnem i żwirem tak by powstał beton. Czy w ten sposób powstanie atrakcyjna i trwała konstrukcja, która będzie służyć nam latami i chronić nasze głowy przed śniegiem i deszczem? Raczej nie. Dlatego uświadamiajmy klienta, że może nie mieć racji, a my jesteśmy kompetentnymi kreatywnymi osobami, które znają się na tym co robią, a nie są tylko narzędziami w jego rękach.